El cierre de año clínica se prepara en noviembre, no el 30 de diciembre con la gestoría al teléfono. Son tres frentes distintos y ninguno se arregla en una tarde: la numeración de las facturas emitidas, los asientos que van a arrastrarse al ejercicio siguiente y las liquidaciones trimestrales que ya están presentadas. Revisarlos ahora deja margen para corregir; revisarlos en enero solo deja margen para lamentarlo.
¿Por qué el cierre de año se prepara en noviembre?
Porque casi todo lo que se revisa depende de datos que ya están escritos y que, a esas alturas, cuestan de tocar. Una factura con la serie mal configurada en marzo no se corrige borrándola: se rectifica, y la rectificativa también cuenta. Un asiento descuadrado de julio arrastra el saldo de toda la cuenta hasta el balance final. Si el hallazgo llega el 28 de diciembre, la clínica acaba eligiendo entre cerrar con un error conocido o pedirle a su asesor un favor imposible.
Facturación: la numeración es lo primero que mira una inspección
La numeración correlativa sin huecos es el control más barato de todos y el que más se descuida. Repasa serie por serie que el último número emitido coincide con el número de facturas registradas, que las anulaciones se hicieron con factura rectificativa y no borrando la original, y que las series de cada sede no se han cruzado. En Sanagest esa integridad no depende de la disciplina de quien factura: hay bloqueo optimista y una restricción de unicidad por serie, así que repetir o saltar un número no es posible.
- Cuadrar series y numeraciónUn recuento por serie y por sede. Cualquier hueco tiene que tener explicación escrita antes de cerrar el ejercicio, no después.
- Revisar rectificativas y anulacionesToda anulación debería tener su rectificativa emitida y enlazada a la factura original. Si alguna se resolvió borrando, hay que documentarlo.
- Conciliar cobros con el bancoCada cobro registrado debe tener su movimiento bancario y su asiento derivado. Los cobros sin conciliar son el origen habitual del descuadre de diciembre.
- Cotejar los modelos ya presentadosComparar el 303, el 111 y el 130 de cada trimestre contra las facturas reales que los sostienen, antes de que el resumen anual los consolide.
- Comprobar el estado de Veri*FactuSaber en qué plazo cae tu clínica y si tu programa de facturación ya genera el registro encadenado y el código QR, o solo lo tiene anunciado.
Contabilidad y modelos AEAT: lo que se arrastra al ejercicio siguiente
El segundo frente es contable, y tiene una particularidad incómoda: los asientos que no cuadran no desaparecen en enero, se convierten en el saldo de apertura del ejercicio nuevo. Conviene revisar la conciliación bancaria mes a mes, comprobar que cada factura y cada cobro tienen su asiento derivado y cotejar las liquidaciones ya presentadas contra las facturas que las sostienen. Cuando el modelo se ha calculado desde las facturas del propio sistema, ese cotejo se hace en minutos; cuando se rellenó a mano en otro programa, no.
«Contabilidad (PGC)» es un módulo aparte
Lo que se describe en este apartado pertenece al módulo Contabilidad (PGC) de Sanagest, que cuesta 29 € al mes sobre el precio del plan (IVA aparte). Va incluido en Enterprise; en el resto de planes se añade aparte. Lo decimos aquí y no en la letra pequeña porque el resto del artículo sirve igual con cualquier programa, y no queremos que nadie deduzca que esto viene de serie.
¿Qué revisar si vas a cambiar de programa en enero?
Enero es la fecha favorita para estrenar software porque el ejercicio empieza limpio, y precisamente por eso la decisión toca en noviembre. Cambiar con el ejercicio anterior sin cerrar obliga a mantener dos sistemas vivos a la vez: uno para consultar el histórico y otro para operar, con el riesgo de que alguien facture desde el que no toca. Si el cambio está sobre la mesa, la pregunta útil no es cuándo firmar, sino qué datos tienen que quedar cerrados antes de mover nada.
De dónde sale el plazo de Veri*Factu
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE-A-2023-24840), texto consolidado. Su disposición final cuarta fija dos fechas distintas: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027. Comprobado en boe.es el 31 de julio de 2026, sobre la consolidación de 3 de diciembre de 2025. Si lees esto mucho después, vuelve al texto consolidado: los plazos de esta norma ya se han movido más de una vez.
Contabilidad y ERP dentro del propio programa
Mira cómo se derivan los asientos desde la factura y el cobro sin volcar nada a otro sistema. Y si tienes un bono del Kit Digital sin gastar, diciembre es mal mes para descubrir su fecha límite.
Lo que no conviene es tratar el cierre como una tarea exclusiva de la gestoría y desentenderse. El asesor cuadra lo que le llega; si lo que le llega arrastra una serie mal numerada o un cobro sin asiento, el problema vuelve, y vuelve con menos tiempo por delante. Media mañana de noviembre revisando series y conciliación ahorra la semana de enero que nadie tiene libre.
Preguntas frecuentes sobre el cierre del ejercicio en una clínica
¿Qué hay que revisar sí o sí antes del 31 de diciembre?
Tres cosas: que la numeración de cada serie de facturación esté correlativa y sin huecos sin explicar, que cada cobro registrado tenga su movimiento bancario conciliado y su asiento contable, y que las liquidaciones trimestrales ya presentadas cuadren con las facturas reales que las sostienen. El resto del cierre se apoya en esas tres.
¿Puedo corregir una factura mal emitida en marzo?
No borrándola. La corrección se hace emitiendo una factura rectificativa que referencia a la original, de modo que las dos quedan en el registro. Borrar la original deja un hueco en la numeración correlativa, y ese hueco es exactamente lo que primero llama la atención en una revisión posterior.
¿El cierre de año lo hace la gestoría o la clínica?
Lo firma la gestoría, pero la calidad del dato la pone la clínica. El asesor cuadra lo que recibe: si recibe series cruzadas, cobros sin conciliar o facturas rectificadas a mano, devolverá el problema en enero. Revisar antes de enviar convierte el cierre en un trámite en vez de en una negociación.
¿Es buena idea cambiar de software justo en enero?
Es la fecha más limpia, siempre que la decisión y la preparación de datos se hagan antes. Empezar el ejercicio en el sistema nuevo evita partir el año en dos, pero exige tener cerrado el anterior y haber comprobado que el histórico se puede consultar. Decidirlo en diciembre suele significar arrastrar el cambio a febrero.
Los modelos AEAT, calculados desde tus propias facturas
El 303, el 111, el 130 y el 347 salen del dato real, no de un volcado manual. Y si ejerces como autónomo, antes de cerrar conviene tener claro en qué régimen de IRPF estás y en cuál no puedes estar.