El cuadre bancario de una clínica pequeña se hace casi siempre igual: se descarga el extracto, se abre al lado el listado de cobros y alguien va tachando líneas. Funciona hasta que el mes tiene volumen, y entonces aparecen las dos averías clásicas: el extracto importado dos veces y el cobro conciliado con la factura equivocada. Ninguna de las dos se detecta el mismo día.
Importar el extracto sin duplicar nada
El primer requisito no es leer muchos formatos, es no ensuciar los datos al leerlos. Sanagest importa Norma43, CSV o conexión bancaria PSD2 calculando un hash por línea, de manera que volver a cargar el mismo extracto no duplica movimientos: la idempotencia es de diseño, no una comprobación que alguien tenga que recordar. Además, el saldo de cada cuenta se deriva de sus movimientos, que solo admiten adición, así que no existe un número editable capaz de divergir de la realidad.
¿Puede un software conciliar sin equivocarse?
Puede proponer, y esa distinción importa. La conciliación automática que decide sola acaba emparejando dos cobros del mismo importe del mismo día y nadie se entera hasta el cierre. Lo que hace Sanagest es puntuar la propuesta de cero a cien combinando importe, cercanía de fecha y referencia, y dejar que una persona la confirme, la ajuste o la aplique de forma parcial. La puntuación es explicable: se ve por qué el sistema propone esa pareja y no otra.
- Hash por línea del extractoImportar dos veces el mismo fichero no crea movimientos repetidos, que es el error más caro de deshacer.
- Propuesta puntuada y explicableCada sugerencia lleva su puntuación de cero a cien y el motivo: importe, fecha próxima o referencia coincidente.
- Conciliación parcial admitidaUn ingreso que cubre media factura se puede casar como tal, sin inventar un apunte de ajuste para cuadrar.
- Remesas SEPA con estadosBorrador, enviada, confirmada o rechazada, con idempotencia y enganche a pagos y asientos.
Prever el saldo con lo que la clínica ya sabe
Lo que se pide bajo tesorería clínica software rara vez es más contabilidad: es saber si en marzo va a faltar dinero. Sanagest proyecta el saldo por semanas o por meses a partir de las facturas pendientes, las cuotas de financiación, las remesas de aseguradora, los gastos y las nóminas —seis categorías de flujo agregadas—, y avisa del primer periodo con saldo negativo previsto. No es una bola de cristal: es aritmética sobre datos que la clínica ya tiene y que normalmente viven en cuatro sitios distintos.
Simular sin tocar nada
La previsión admite escenarios: qué pasaría si baja el porcentaje de cobro esperado, si los pagos de una aseguradora se retrasan un mes o si aparece un gasto extraordinario. La simulación no modifica ningún dato real, así que se puede repetir tantas veces como haga falta antes de decidir una inversión o una contratación. Es la diferencia entre discutir una decisión con números y discutirla con impresiones.
Hay un detalle operativo que decide si esto funciona: quién importa el extracto y cada cuánto. Una previsión alimentada con datos de hace tres semanas es peor que no tenerla, porque transmite una falsa seguridad. Fijar el día de la semana en que se importa y conciliar en ese momento cuesta poco y convierte la previsión en algo que se puede mirar antes de firmar un pedido.
Ver la tesorería junto a la contabilidad
El área de tesorería recoge la importación idempotente, la conciliación puntuada y la previsión con escenarios. La de contabilidad explica cómo se enganchan factura, asiento y cobro sin teclear dos veces.
«Contabilidad (PGC)» es un módulo aparte
Lo que se describe en este apartado pertenece al módulo Contabilidad (PGC) de Sanagest, que cuesta 29 € al mes sobre el precio del plan (IVA aparte). Va incluido en Enterprise; en el resto de planes se añade aparte. Lo decimos aquí y no en la letra pequeña porque el resto del artículo sirve igual con cualquier programa, y no queremos que nadie deduzca que esto viene de serie.
¿Qué señales dicen que el cuadre manual ya no da más de sí?
Tres, y son fáciles de reconocer. La primera: el cierre de mes se retrasa siempre por el mismo motivo y nadie sabe decir cuántas horas cuesta. La segunda: aparecen movimientos antiguos sin conciliar que ya nadie recuerda de qué eran, y se dejan pasar. La tercera: la clínica no puede responder cuánto dinero espera cobrar en las próximas seis semanas sin abrir tres ficheros. Con dos de las tres, el problema ya no es de método.
Preguntas frecuentes sobre tesorería y conciliación
¿Qué formatos de extracto bancario puedo importar?
Sanagest admite Norma43, ficheros CSV y conexión bancaria por PSD2. Lo relevante no es la lista, sino que cada línea se identifica por un hash: si alguien vuelve a cargar el mismo extracto, los movimientos no se duplican. Ese comportamiento evita el error que más tiempo consume deshacer en una conciliación ya avanzada.
¿La conciliación es automática o hay que confirmarla?
El sistema propone y una persona confirma. Cada sugerencia lleva una puntuación de cero a cien construida con el importe, la cercanía de la fecha y la referencia, y se puede aceptar, ajustar o aplicar de forma parcial. Una conciliación que decide sola es cómoda hasta que empareja mal dos cobros idénticos y nadie lo detecta hasta el cierre.
¿De dónde salen los datos de la previsión de tesorería?
De la operativa real de la clínica: facturas pendientes de cobro, cuotas de planes de financiación, remesas de aseguradoras, gastos y nóminas, agregados en seis categorías de flujo. La proyección se muestra por semanas o por meses y señala el primer periodo con saldo negativo previsto, que suele ser el dato que se quería saber.
¿Puedo probar un escenario sin estropear los datos?
Sí. La simulación permite cambiar el porcentaje de cobro esperado, retrasar cobros o añadir un gasto extraordinario sin modificar ningún dato real. Sirve para responder a preguntas de dirección —si se contrata a alguien, si se compra un equipo— con una proyección concreta en lugar de con una impresión sobre cómo va el año.
Conciliar no arregla una contabilidad mal montada
Si el asiento no nace de la factura, cuadrar el banco solo tapa el agujero. Por qué un ERP genérico se queda corto en una clínica está desarrollado aparte. Si aún estás eligiendo sistema, la guía de elección recorre los criterios completos.