Qué mirar en un contrato de software de clínica antes de firmar

Un contrato de software de clínica se firma en cinco minutos y se sufre tres años. La tarifa mensual, que es lo único que casi todo el mundo mira, suele ser la parte menos peligrosa: lo que decide el coste real y la libertad de marcharse está en la permanencia, en la revisión de precios, en qué módulos se facturan aparte y en qué ocurre con tus datos el día que dejas de pagar.

Lo que sigue es el repaso que conviene hacer con el borrador delante, antes de devolverlo firmado. No sustituye a un abogado, pero evita las tres o cuatro sorpresas que se repiten siempre y que casi nunca están escondidas: están escritas, simplemente nadie las lee porque van al final y en cuerpo pequeño.

¿Qué cláusulas deciden el precio real y no la tarifa?

La cuota es el titular; el gasto es otra cosa. Suma el primer año completo antes de comparar: licencias por usuario o por profesional, implantación, migración de datos, formación, módulos que se facturan aparte y cualquier consumo variable, como los envíos de recordatorios. Después mira qué pasa el segundo año, que es donde suelen vivir la renovación automática y la actualización de precios.

1. 1Permanencia y preaviso de bajaCuántos meses te comprometes, con cuánta antelación hay que avisar y qué ocurre si el aviso llega tarde. Un preaviso largo es una permanencia encubierta.
2. 2Renovación automática y subida de precioSi se renueva sola, por cuánto tiempo y con qué índice se revisa la cuota. Exige que la subida se comunique antes de que se abra la ventana de baja.
3. 3Qué entra en la cuota y qué noLista de módulos incluidos, número de usuarios y sedes, y precio unitario de todo lo que se factura aparte. Por escrito, no en la propuesta comercial.
4. 4Coste de arranque, una sola vezImplantación, migración, formación y horas de consultoría, con su cifra cerrada y qué pasa si el proyecto se alarga por causa del proveedor.
5. 5Consumos variablesMensajes, almacenamiento, firmas o llamadas a la interfaz de programación: qué incluye la cuota y a cuánto sale cada unidad extra.

Los datos son tuyos: dónde tiene que decirlo el contrato

Aquí es donde un contrato malo hace más daño, porque el problema no aparece al firmar sino al irse. La clínica es la responsable del tratamiento y el proveedor es el encargado, y esa relación tiene que estar documentada por escrito. La ley española es explícita sobre el final del servicio: es la clínica, no el proveedor, quien decide si los datos se destruyen, se le devuelven o se entregan a un encargado nuevo. Si el contrato dice otra cosa, o no dice nada, esa cláusula es la primera que hay que pelear.

De ahí salen tres exigencias concretas para el borrador. Que la exportación esté descrita: en qué formato salen los datos, si incluye los documentos adjuntos y las imágenes, en cuánto tiempo y a qué coste. Que exista un periodo de gracia con acceso de solo lectura después de la baja, para poder extraer lo que falte. Y que el contrato reconozca que la obligación de conservar el historial es de la clínica, de modo que nadie pueda borrar nada por impago sin haber entregado antes una copia utilizable.

¿Quién responde si el programa no cumple lo que exige la norma?

La respuesta corta es que la obligación de emitir bien es de la clínica, y la de que el programa lo permita es del proveedor. Por eso el contrato tiene que nombrar la norma, no limitarse a decir que el sistema «cumple la legislación vigente», una fórmula que no obliga a nada concreto. Pide que se cite el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE-A-2023-24840), y que se comprometa el encadenamiento de los registros de facturación y la representación mediante código QR, con un plazo para adaptarse si la norma cambia.

• La norma, citada por su númeroVeri*Factu y el Real Decreto 1007/2023 escritos en el contrato, no una declaración genérica de cumplimiento que después no se puede reclamar.
• Compromiso ante cambios normativosQuién adapta el programa cuando cambia la norma, en qué plazo y si esa adaptación se factura aparte o entra en la cuota.
• Registro de accesos a la historiaQue exista rastro de quién abre cada expediente y que ese rastro no sea alterable por nadie de dentro, incluido el propio proveedor.
• Subencargados y ubicación de los datosQué terceros intervienen, en qué país se alojan las copias y si te avisan antes de cambiar de proveedor de alojamiento.
• Obligaciones laborales que caen del lado del programaSi el sistema guarda el registro de jornada del personal, debe conservarlo cuatro años, como exige el Estatuto de los Trabajadores.

Nivel de servicio: qué pasa cuando algo se rompe un viernes

Un compromiso de servicio sirve si distingue entre responder y resolver, y si define qué es una incidencia crítica. Que la agenda no cargue un lunes por la mañana no es lo mismo que un informe que sale torcido. Pide el horario de atención real, el canal, el tiempo máximo de primera respuesta por prioridad, la política de copias de seguridad con su frecuencia y, sobre todo, con qué periodicidad se prueba una restauración. Una copia que nunca se ha restaurado es una hipótesis, no una copia.

Cómo negociar esto sin ser abogado

Manda las dudas por correo, numeradas, y pide respuesta escrita. Ese correo, con la propuesta comercial adjunta, vale como prueba de lo que se te ofreció. Si algo importante solo existe en la conversación, no existe: pide que se incorpore al contrato o a un anexo firmado. Y no negocies solo el precio, que es lo único que el comercial espera que negocies; negocia la permanencia, la exportación de datos y el aviso previo de subida, que es donde se juega tu margen de maniobra dentro de dos años.