En la mayoría de las clínicas dentales, el encargo al laboratorio protésico sigue saliendo en papel, por teléfono o por un mensaje suelto. Funciona hasta que alguien discute un color, una fecha de entrega o quién pidió qué. Entonces se descubre que el único registro del encargo era una hoja doblada dentro de una caja, y que la conversación en la que se cambió el material no está escrita en ninguna parte.
El albarán de papel es el eslabón que se rompe
El problema no es el papel en sí, es que el papel vive fuera del expediente. La clínica anota el tratamiento en la historia, el laboratorio anota el trabajo en su propio sistema y entre los dos queda un hueco sin fecha ni autor. Cuando la prótesis vuelve con un tono que no encaja, nadie puede reconstruir si el color se indicó mal, se transcribió mal o se cambió en una llamada que nadie escribió.
Digitalizarlo no significa escanear el albarán. Significa que el encargo sea un objeto del sistema, con estado propio, que se pueda consultar desde la ficha del paciente y desde el lado del laboratorio, y que cada cambio deje rastro. En Sanagest ese objeto recorre seis estados de principio a fin: borrador, enviado, en proceso, completado y entregado, con la cancelación como salida explícita.
¿Qué datos tiene que llevar para no tener que volver a llamar?
La regla práctica es que el laboratorio debería poder empezar el trabajo sin llamar a la clínica ni una vez. Eso obliga a estructurar el encargo en campos, no en un cuadro de texto libre donde cada auxiliar escribe lo que le parece. Estos son los datos que evitan la mayoría de las llamadas de vuelta.
- Pieza concreta, no la zonaLa numeración dental exacta, para que el trabajo no dependa de interpretar una descripción en prosa.
- Color y material, en campo propioDos datos que se transcriben mal con facilidad y que son la causa habitual de una repetición completa del trabajo.
- Referencia de impresión, incluida STLEl fichero de escaneado intraoral asociado al encargo, para que la impresión tridimensional no dependa de un envío aparte por correo.
- Estado del ciclo, siempre visibleSaber si el encargo está enviado, en proceso o completado evita la llamada semanal de «¿cómo va lo mío?».
- Fecha comprometida y fecha realDos fechas distintas, no una. Sin la segunda no hay forma de saber si un laboratorio cumple ni de negociar con datos en la mano.
El laboratorio no necesita saber quién es el paciente
Un protésico necesita la pieza, el color, el material y la fecha. No necesita el nombre, el teléfono ni el historial de quien va a llevar esa corona. En Sanagest el laboratorio accede a su encargo con un token propio, rotable y revocable, y no comparte credencial con nadie de la clínica; el vínculo entre el encargo y el paciente vive en una tabla a la que su rol no tiene acceso. Es aislamiento de base de datos, no una casilla de permiso que alguien pueda marcar mal un martes por la tarde.
Un detalle fiscal que conviene tener presente
La Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE-A-1992-28740), declara exentas en su artículo 20, apartado Uno, número 5.º, las prestaciones de servicios realizadas en el ámbito de sus respectivas profesiones por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, así como la entrega, reparación y colocación de prótesis dentales y ortopedias maxilares realizadas por los mismos, cualquiera que sea la persona a cuyo cargo se realicen. Comprobado en boe.es el 1 de agosto de 2026 sobre el texto consolidado. Cómo se aplica a una factura concreta lo decide tu asesor con la operación delante: aquí solo se señala dónde está la norma.
Cómo funciona en Sanagest
La ficha del área de laboratorio externo, con el ciclo de estados y el aislamiento del paciente, y el artículo sobre imagen dental, que es de donde sale el escaneado que viaja con el encargo.
¿Y la factura del laboratorio, por dónde entra?
Por el mismo sitio que el resto del gasto, no por una carpeta aparte. La factura del protésico es una factura recibida como cualquier otra: se escanea, el sistema propone el identificador fiscal, los importes y el desglose, y una persona confirma. A partir de ahí el gasto deducible alimenta las liquidaciones sin que nadie vuelva a teclear el mismo número en un segundo programa.
Esa cadena es la que hace rentable digitalizar el encargo: no se trata solo de saber por dónde va una corona, sino de que el trabajo del laboratorio quede cosido al tratamiento, al presupuesto y al gasto del trimestre. Cuando el encargo vive en papel, ese cosido lo hace una persona a mano cada mes, y lo hace peor cuanto más ocupada está la clínica.
Preguntas frecuentes sobre encargos a laboratorio
¿El laboratorio tiene que usar el mismo programa que la clínica?
No. En Sanagest el protésico entra con un token propio a su encargo, sin licencia ni usuario de la clínica y sin ver el resto del sistema. Ese token se puede rotar o revocar en cualquier momento, por ejemplo cuando cambia la persona de contacto en el laboratorio o cuando se termina la colaboración.
¿Puede ver el laboratorio el historial del paciente?
No. El vínculo entre el encargo y el paciente vive en una tabla a la que el rol del laboratorio no tiene acceso, de modo que la separación no depende de que una pantalla oculte un campo. El protésico ve lo que necesita para fabricar: pieza, color, material, referencias de impresión y fechas.
¿Qué pasa si hay que cambiar el color después de enviar el encargo?
El encargo tiene estados y cada cambio queda registrado con su momento, así que la modificación se ve tanto desde la clínica como desde el laboratorio. Ese rastro es justo lo que falta en el flujo de papel: cuando una prótesis vuelve con un tono distinto, la discusión se resuelve mirando el registro y no la memoria de quien atendió la llamada.
¿Se puede adjuntar el escaneado intraoral al encargo?
Sí. El formulario de encargo admite la referencia de impresión, incluido el fichero STL que usa la impresión tridimensional, de manera que el archivo viaja asociado al trabajo y no en un correo suelto. Eso evita el caso clásico de un laboratorio fabricando sobre una versión antigua del escaneado.
Continúa por aquí
El encargo al laboratorio nace de un plan de tratamiento aceptado, así que ahí empieza el hilo; y todo lo anterior descansa sobre quién tiene acceso a qué dentro del sistema.